职场经理告诉你商务英语电子邮件书写格式和注意点

刚踏入职场的你，商务英语电子邮件你都会了吗？你想在工作当中发电子邮件怎么样才能不尴尬不出错吗？今天小编整理了职场经理说的关于商务英语电子邮件书写格式以及注意的点，还不会的请往下看了。

一、商务英语电子邮件的格式

常见的商务英语电子邮件包括以下五部分：

1、写信人Email地址、收信人Email地址、抄送收信人Email地址、密送收信人Email地址。

注意：

1）尽量不要把一堆邮箱地址都放在“收件人”栏里，这里只写跟邮件内容直接相关联系人的邮箱。其他相关人员的邮箱可以添加到「抄送」或者「密送」里。

2）不是邮件内容的直接处理者，但也需要知道这件事情的人可以添加到抄送中。只给需要的人抄送，有同学习惯性抄送一大堆相关和不相关的人，这是不可取的。

3）如果不想让收件人知道你同时把邮件也发给了某人，这种情况可以添加「密送」。

4）需要添加多个收件人或者抄送人的时候，一般会按照职位高低进行排序。

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      2、标题

注意：

1）一定不要发空白标题，这是非常不礼貌的行为。相信大家也不会故意这么做，有可能是想先写好邮件再定标题，但最后直2）接空白标题就发出去了。所以要养成良好的习惯，先把标题写好。

3）标题应「简明扼要」，能反应文章内容或者重要性，不宜冗长。

4）标题里应尽量不用特殊符号和长串的数字，以免邮件被放进对方垃圾邮件箱。如非必要，尽量少用”urgent”等字眼。

5）回复对方邮件的时候，可以根据需要更改标题，不要一长串”RE”。比如要回复收件人关于一款小黄人设计图的问题，邮件标题就可以简单地描述如下：RE:Art work of minions item。

3、称呼、开头、正文、结尾句。

注意：

1）第一次联系尽量用「Dear XXX」作为称呼，不知道姓名只知道头衔的情况下，可用「Dear Title」，熟悉了之后也可以用「Hi XXX」或者「Hello XXX 」。如果是对某个群体发的邮件，可以用「Dear All」作为邮件称呼。

2）写正文的时候，把最重要的事情放在最前面，简单的问候之后「直奔主题 」。

3）能用简单句的时候不用复杂句，能用简单词汇的时候不用复杂词汇。邮件内容力求简洁明了，表述准确。如非必要，邮件尽量不要写的很长，也不要分很多段落，一般三四段即可。

4）如果邮件涉及信息比较多，可以按要点进行编号，12345分条叙述，这样表达更清楚。重要内容可用「加粗」或「其他颜色字体」来提醒，但是同一封邮件中字体尽量一致，字体颜色不宜过多，最好不要超过3种。

5）邮件最后要对收件人表示感谢，如果邮件开头已经说过感谢的话语，结尾部分可用「Thanks again」,或者「Thank you again」来呼应开头。

4、礼貌结束语。

1）邮件结尾要有署名，一般用「Best regards,Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。Sincerely相对更正式一些，适合所有场合。

5、写信人全名、写信人职务及所属部门、地址、电话号码、传真等。

       其中邮件主题应体现邮件主旨，要引人注目、意思明确，最好为名词或动名词短语；称呼礼貌得体，符合商务英语写作习惯，如不知对方姓名只知头衔，可用 Dear+Title作为称呼，如只知对方姓名不知性别，可用Dear+全名，如邮件为一封通函，则用DearAll作为邮件称呼；正文应结构清楚，便于阅读，如正文内容较长，可使用小标题、小段落，或利用星号、下划线及段落间空行等方式使邮件眉目清楚、一目了然。

二、邮件不能乱写要遵守一些规则

1、最重要的就是准确

由于商务英语电子邮件涉及的是商务活动双方的权利、义务关系，其准确性对商务治理与沟通至关重要。具体而言，不仅电子邮件的英语语法、标点符号和拼写要做到准确无误，电子邮件内容还要叙述准确，以免引起误会纠纷。

2、不要写废话

简洁原则是商务英语写作最重要的原则，指在不影响完整性和礼貌性的前提下，尽量使用简单句子和简短词语。一封拖沓冗长、措词复杂的电子邮件既浪费写的时间，也会给阅读者带来不必要的麻烦，故商务英语电子邮件应以简明扼要为第一要务。 

在具体写作中，商务英语电子邮件呈现出的句法特征是句子结构简单明了，有大量省略句和不完整句。其词汇特征是用语简洁，语言简明扼要。另外，为了节约时间和空间，电子邮件中可使用缩略语

3、内容完全

商务电子邮件内容应力求具体、明确、完整，提供读者所需要的信息，尤其像询盘、询问贸易条件等需要回函的电子邮件，更需要清楚完整，因为只有包含具体信息的邮件，才能达到良好的沟通效果。邮件是否完整，可以用5W1H来检验，即who，when，where，what，why和how。

       4、表达清楚

商务英语电子邮件的写作要做到层次清楚，用词准确。具体表现在：

5、要有礼貌

商务英语电子邮件应遵循措词婉转、礼貌的原则。鉴于电子邮件直接影响到整个交易的成败，买卖双方应十分注重措辞方式，要婉转、礼貌，使对方轻易接受。在写作电子邮件时，可以通过使用虚拟语气、委婉语气等方法迂回地表达观点，提出要求。

三、最后

随着国际商务活动的不断扩展，商务英语电子邮件的重要性也日益明显。同时，电子商务的普及，往往会让写忽视商务英语电子邮件应有的规范和格式，难免会出现这样或那样的问题。然而准确规范的英文邮件，不仅能反应写信人的英语及业务水平，还可以体现写信人为人处事的态度和风格，有助于建立良好的商务关系，最终对达成贸易起到重要的作用。因此，有必要熟悉商务英文电子邮件应有的规范和格式，遵循邮件的写作原则。

商务英语电子邮件的书写的格式你们都明白的了，内容有点多，可以保存下来，下次写邮件的时候可以派上用场了。